Không ký hợp đồng lao động – doanh nghiệp bị xử phạt thế nào?

 

   Theo quy định pháp luật Việt Nam, việc không ký hợp đồng lao động bằng văn bản với người lao động là hành vi vi phạm nghiêm trọng và chắc chắn sẽ dẫn đến các chế tài xử phạt hành chính nặng. Hậu quả không chỉ dừng lại ở việc nộp phạt, mà còn kéo theo nhiều nghĩa vụ tài chính và rủi ro pháp lý lâu dài cho doanh nghiệp. Các quy định cụ thể được nêu tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội.

Các mức phạt hành chính chi tiết

   Mức phạt được áp dụng phụ thuộc vào quy mô vi phạm, cụ thể là số lượng người lao động mà doanh nghiệp không ký hợp đồng.

- Đối với trường hợp vi phạm liên quan đến từ 01 đến 10 người lao động, mức phạt tiền đối với doanh nghiệp dao động từ 4.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

- Nếu số lượng người lao động bị ảnh hưởng từ 11 đến 50 người, mức phạt sẽ tăng lên đáng kể, trong khoảng từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

- Với các vi phạm ở quy mô lớn hơn, chẳng hạn từ 51 đến 100 người, khung phạt áp dụng là từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.

- Đối với doanh nghiệp lớn để xảy ra vi phạm trên diện rộng, từ 101 đến 300 người lao động, mức phạt có thể lên tới 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.

Các hình thức xử phạt bổ sung và nghĩa vụ bắt buộc

   Ngoài khoản tiền phạt chính, doanh nghiệp còn phải gánh chịu những nghĩa vụ tài chính nặng nề và bắt buộc khác:

- Buộc phải ký hợp đồng lao động: Đây là biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc. Doanh nghiệp phải lập tức soạn thảo và ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản với toàn bộ người lao động đang làm việc không có hợp đồng.

- Buộc phải đóng đầy đủ các khoản bảo hiểm: Doanh nghiệp phải truy đóng toàn bộ số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế trong suốt thời gian người lao động làm việc mà không có hợp đồng. Khoản tiền này bao gồm cả phần mà doanh nghiệp phải chịu, phần trích từ lương người lao động (mà doanh nghiệp đã không trích đúng) và toàn bộ tiền lãi chậm đóng theo quy định của pháp luật về bảo hiểm.

Hậu quả pháp lý gián tiếp và rủi ro lâu dài

   Việc không có hợp đồng lao động làm phát sinh nhiều rủi ro khó lường cho doanh nghiệp:

- Tranh chấp lao động và khiếu kiện: Khi không có căn cứ pháp lý rõ ràng, mọi thỏa thuận về lương, thưởng, giờ làm, trách nhiệm đều dễ dàng trở thành tranh cãi. Người lao động có quyền khiếu nại lên Thanh tra Lao động hoặc khởi kiện ra Tòa án. Trong các vụ kiện này, doanh nghiệp thường ở thế bất lợi và có thể phải bồi thường thêm các thiệt hại ngoài khoản truy đóng bảo hiểm.

- Rủi ro khi chấm dứt hợp đồng: Việc sa thải, cho thôi việc trở nên vô cùng phức tạp và tốn kém, vì không có cơ sở để xác định các điều kiện chấm dứt hợp đồng theo luật định.

- Tổn hại uy tín và thương hiệu: Hình ảnh một doanh nghiệp không tuân thủ pháp luật, thiếu trách nhiệm với người lao động sẽ gây khó khăn lớn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài, cũng như hợp tác với các đối tác.

Giải pháp phòng ngừa hiệu quả

   Để hoàn toàn tránh khỏi các rủi ro trên, việc tuân thủ pháp luật ngay từ đầu là giải pháp tối ưu và bắt buộc. Doanh nghiệp cần ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản với tất cả người lao động có thời hạn làm việc từ đủ 01 tháng trở lên. Việc xây dựng một quy trình nhân sự chuyên nghiệp, sử dụng các mẫu hợp đồng chuẩn và tận dụng công nghệ số trong quản lý sẽ giúp tự động hóa và kiểm soát tốt vấn đề này.

   Trong quá trình soạn thảo và rà soát hợp đồng, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ pháp lý như ChatIIP.com. Nền tảng này có thể giúp kiểm tra tính hợp lệ của các điều khoản, cảnh báo sớm những điểm không phù hợp với quy định hiện hành, từ đó giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa vi phạm, xây dựng môi trường làm việc minh bạch và bền vững.