Cách xây dựng tính cách phù hợp cho chatbot để tiếp cận ứng viên hiệu quả?

Trong thời đại số hoá, chatbot đã trở thành một phần quan trọng trong hoạt động tuyển dụng của nhiều doanh nghiệp. Không chỉ trả lời các câu hỏi cơ bản, chatbot còn có thể hỗ trợ thu thập thông tin, gợi ý vị trí phù hợp và hướng dẫn ứng viên suốt quá trình ứng tuyển.

Tuy nhiên, một điều quan trọng thường bị bỏ quên: tính cách của chatbot. Một chatbot có giọng điệu tự nhiên, thân thiện và chuyên nghiệp sẽ tạo thiện cảm và giúp ứng viên cảm thấy thoải mái hơn. Ngược lại, chatbot giao tiếp khô khan, máy móc có thể làm “tụt mood” ngay từ câu hỏi đầu tiên.

Vì sao chatbot trong tuyển dụng cần “tính cách”?

Dù là công nghệ, chatbot vẫn đại diện cho thương hiệu tuyển dụng. Nó thay mặt doanh nghiệp tạo ấn tượng, truyền tải thái độ và thậm chí là nét văn hoá riêng của doanh nghiệp. Một chatbot được thiết kế tính cách hợp lý sẽ tạo thiện cảm ngay từ lần đầu tương tác, tăng sự thoải mái, khuyến khích ứng viên chia sẻ.

4 yếu tố tạo nên "tính cách" cho chatbot: 

Để xây dựng “tính cách” cho chatbot, bạn cần tập trung vào 4 yếu tố quan trọng sau:

1. Giọng điệu (Tone of voice)

Giọng điệu thể hiện thái độ và cảm xúc trong giao tiếp. Với chatbot tuyển dụng, giọng điệu phù hợp thường là thân thiện, chuyên nghiệp và tôn trọng. Giọng điệu không nhất thiết phải cứng nhắc, nhưng cũng không nên quá thân mật hoặc dùng từ ngữ sáo rỗng. Ví dụ, thay vì “Xin mời nhập họ tên”, chatbot có thể hỏi: “Cho mình xin tên để tiện xưng hô nhé! ”.

2. Ngôn ngữ (Language) 

Ngôn ngữ mà chatbot sử dụng phải phù hợp với đối tượng ứng viên. Ví dụ: Nếu bạn đang tuyển vị trí thực tập sinh hoặc sinh viên mới ra trường, hãy dùng từ ngữ nhẹ nhàng, dễ hiểu, ít thuật ngữ chuyên môn. Còn với ứng viên cấp quản lý hoặc kỹ thuật cao, bạn có thể dùng ngôn ngữ chính xác và tập trung vào chuyên môn hơn. Dù là nhóm nào, hãy đảm bảo câu từ ngắn gọn, rõ ý, tránh vòng vèo hoặc máy móc. 

3. Mục tiêu giao tiếp (Purpose)

Tùy vào vai trò của chatbot trong từng giai đoạn tuyển dụng mà bạn điều chỉnh cách trò chuyện. Một chatbot thu thập thông tin ban đầu cần nhanh gọn, tập trung; trong khi chatbot hỗ trợ giải đáp câu hỏi (FAQ) nên mềm mại, giải thích chi tiết. Xác định rõ ràng mục đích chính sẽ giúp bạn xây dựng kịch bản hội thoại nhất quán và hiệu quả hơn.

4. Trải nghiệm người dùng (UX)

Trải nghiệm không chỉ là những gì chatbot nói, mà còn là cảm giác mà người dùng nhận được trong quá trình tương tác. Một chatbot tốt không hỏi quá nhiều trong một lần, không bắt người dùng điền các thao tác rườm rà. Nếu chatbot biết cách “chia nhỏ nhiệm vụ”, hướng dẫn rõ ràng và có những lời cảm ơn, khích lệ đúng lúc, nó sẽ mang lại trải nghiệm dễ chịu hơn rất nhiều. Đừng quên thêm lời chào mở đầu, lời chúc cuối cuộc trò chuyện , đó là những “điểm chạm” nhỏ nhưng tạo nên điểm cộng lớn.

Vậy làm thế nào để bắt tay vào xây dựng chatbot “đúng chuẩn”?

Để tạo nên một chatbot có tính cách phù hợp, chuyên nghiệp, bạn có thể bắt đầu với 3 bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Xác định rõ ứng viên mục tiêu

Hiểu rõ đối tượng mình muốn tiếp cận là chìa khóa quan trọng nhất. Ứng viên trẻ gen Z hay gen Y? Dân IT hay dân sale? Văn hóa công ty của bạn là năng động hay nghiêm túc? Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến tone & cách nói chuyện của chatbot.

Bước 2: Thiết kế kịch bản giao tiếp theo mục tiêu

Mỗi đoạn hội thoại cần phục vụ một mục đích: chào hỏi, thu thập thông tin, trả lời câu hỏi, hẹn lịch phỏng vấn,… Hãy viết thành từng kịch bản nhỏ để dễ theo dõi, sau đó lồng ghép tone và ngôn ngữ phù hợp.

Bước 3: Kiểm thử và tinh chỉnh dựa trên phản hồi người dùng

Một chatbot mới ra lò không thể hoàn hảo ngay. Hãy thu thập phản hồi từ ứng viên và đồng nghiệp, xem phần nào gây khó hiểu, phần nào quá dài hoặc nhàm chán, để điều chỉnh liên tục. Đây cũng là lúc bạn hoàn thiện “tính cách” của chatbot sao cho vừa khớp thương hiệu, vừa hợp gu người dùng.

Kết

Chatbot không còn là công cụ xa lạ trong tuyển dụng, nhưng để trở thành một trợ lý thực sự, nó cần một tính cách rõ ràng, phù hợp. Chính điều đó giúp ứng viên cảm thấy thoải mái, hài lòng và mở lòng chia sẻ nhiều hơn. Vì vậy, nếu đang xây dựng chatbot, hãy đầu tư vào phong cách giao tiếp, để nó không chỉ trả lời đúng mà còn giao tiếp đủ hay để thu hút nhân tài.