Phát hiện doanh nghiệp của mình đã và đang hoạt động với một mã ngành không chính xác là tình huống khiến nhiều chủ doanh nghiệp lo lắng. Có thể bạn đã đăng ký sai từ đầu, hoặc sau khi Quyết định 36/2025 có hiệu lực, mã ngành cũ của bạn không còn phù hợp. Dù lý do là gì, việc này tiềm ẩn rủi ro pháp lý và cần được xử lý một cách chủ động, bài bản. Đừng hoảng sợ, đây là vấn đề có giải pháp.
Bình tĩnh đánh giá: Mức độ "sai" của mã ngành đến đâu?
Trước khi hành động, hãy xác định mức độ sai sót, vì cách xử lý sẽ khác nhau:
- Sai lệch nhẹ: Mã ngành bạn đang dùng thuộc nhóm ngành gần đúng, nhưng không phải mã chi tiết nhất. Ví dụ: Bạn kinh doanh "thiết kế website" nhưng chỉ đăng ký mã rộng 6201 - Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin, thay vì mã chi tiết 62010 - Phát triển phần mầm mềm theo yêu cầu. Rủi ro ở mức thấp, nhưng cần điều chỉnh.
- Sai lệch nghiêm trọng: Mã ngành đăng ký không phản ánh đúng bản chất hoạt động chính của doanh nghiệp. Ví dụ: Công ty bạn chuyên sản xuất đồ gỗ nội thất nhưng lại đăng ký mã 4773 - Bán lẻ đồ gỗ, thiết bị chiếu sáng và đồ gia dụng khác trong các cửa hàng chuyên doanh. Đây là sự khác biệt giữa sản xuất và bán lẻ, có thể dẫn đến rủi ro về thuế và thanh tra.
- Sai vì sử dụng mã ngành cũ đã hết hiệu lực: Đây là tình huống phổ biến từ năm 2025. Doanh nghiệp vẫn đang sử dụng mã theo Quyết định 27/2018, trong khi quy định mới (QĐ 36/2025) đã có hiệu lực. Mã cũ được coi là "không tồn tại" trong hệ thống hiện hành.
Quy trình 5 bước xử lý chuyên nghiệp và hiệu quả
Bước 1: Ngừng hoảng loạn, bắt đầu rà soát
Hãy bình tĩnh kiểm tra lại toàn bộ: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoạt động thực tế đang triển khai, và đối chiếu với hệ thống mã ngành mới nhất theo Quyết định 36/2025. Xác định chính xác mã ngành nào là đúng cho hoạt động cốt lõi của bạn.
Bước 2: Thông báo và xin ý kiến Hội đồng thành viên/Cổ đông
Việc thay đổi ngành nghề kinh doanh là một sự kiện quan trọng. Bạn cần tổ chức họp, thông qua Nghị quyết/Hiệp quyết về việc điều chỉnh ngành nghề đăng ký kinh doanh. Đây là căn cứ pháp lý nội bộ bắt buộc cho bước tiếp theo.
Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ điều chỉnh
Hồ sơ gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu mới).
- Bản sao công chứng Nghị quyết/Hiệp quyết của chủ sở hữu/cổ đông.
- Điều lệ công ty đã được sửa đổi, bổ sung (trong đó có điều chỉnh điều về ngành nghề kinh doanh) hoặc Danh sách ngành nghề kinh doanh mới.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại.
Lưu ý quan trọng: Khi khai báo ngành nghề mới, bạn PHẢI sử dụng mã ngành theo Quyết định 36/2025. Tuyệt đối không dùng lại mã cũ.
Bước 4: Theo dõi và nhận kết quả
Thời gian xử lý thường là 03 ngày làm việc. Khi được chấp thuận, bạn sẽ nhận được Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và một bản Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cập nhật (nếu có thay đổi).
Bước 5: Cập nhật thông tin cho các bên liên quan
Sau khi có giấy tờ mới, hãy chủ động cập nhật với:
- Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.
- Ngân hàng nơi mở tài khoản công ty.
- Các đối tác, khách hàng chính (nếu cần thiết).
Những rủi ro tiềm ẩn nếu không điều chỉnh và cách giảm thiểu
Việc tiếp tục hoạt động với mã ngành sai không chỉ là "lỗi hành chính". Nó có thể dẫn đến:
- Rủi ro thuế: Cơ quan thuế có thể cho rằng bạn đang kê khai thuế không đúng với ngành nghề thực tế, dẫn đến truy thu, phạt. Ví dụ, ngành sản xuất và ngành thương mại có thể có cách tính thuế GTGT khác nhau.
- Khó khăn khi vay vốn ngân hàng: Ngân hàng đánh giá hồ sơ vay dựa trên ngành nghề. Một mã ngành không chính xác có thể khiến họ từ chối hoặc đưa ra điều kiện không phù hợp.
- Vướng mắc khi tham gia đấu thầu, ký hợp đồng: Đối tác có thể kiểm tra và nghi ngờ tính pháp lý và sự minh bạch của doanh nghiệp bạn.
Cách giảm thiểu rủi ro trong quá khứ: Đối với các hoạt động đã diễn ra, hãy đảm bảo bạn có đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh giao dịch là thật, phục vụ đúng hoạt động kinh doanh thực tế của công ty. Điều này sẽ là cơ sở để giải trình nếu có vấn đề phát sinh từ việc sai mã ngành trước đó.
ChatIIP - Trợ thủ đắc lực giúp bạn chẩn đoán và xử lý nhanh gọn sự cố sai mã ngành
Khi phát hiện vấn đề, việc tự mình tìm ra lộ trình xử lý chính xác có thể mất nhiều thời gian và dễ sai sót. ChatIIP - nền tảng AI hỗ trợ pháp lý - được thiết kế để trở thành cố vấn đáng tin cậy trong chính tình huống này.
Với ChatIIP, bạn có thể:
- Chẩn đoán nhanh và đưa ra giải pháp cụ thể: Bạn chỉ cần mô tả tình huống (ví dụ: "Công ty tôi đang đăng ký mã 4773 nhưng thực tế chúng tôi sản xuất đồ gỗ, giờ phải làm sao?"), ChatIIP sẽ phân tích và đề xuất lộ trình xử lý từng bước, bao gồm cả việc tra cứu mã ngành sản xuất gỗ chính xác theo QĐ 36/2025.
- Hỗ trợ soạn thảo văn bản nội bộ: ChatIIP có thể hỗ trợ bạn tạo dự thảo Nghị quyết của Hội đồng thành viên về việc thay đổi ngành nghề, với nội dung chuẩn chỉnh, đúng quy định.
- Kiểm tra tính chính xác của hồ sơ trước khi nộp: Bạn có thể nhập các thông tin mã ngành mới dự định đăng ký, ChatIIP sẽ kiểm tra tính hợp lệ và cảnh báo nếu có bất thường (ví dụ: mã không tồn tại, hoặc đó là ngành nghề kinh doanh có điều kiện mà bạn chưa đáp ứng).
- Giải đáp các thắc mắc pháp lý liên quan suốt quá trình: Từ việc có phải nộp lại tờ khai thuế không, đến việc thông báo cho ngân hàng thế nào, bạn đều có thể nhận được hướng dẫn từ ChatIIP.
Phát hiện sai sót về mã ngành khi doanh nghiệp đã hoạt động là một hồi chuông cảnh tỉnh quan trọng, nhưng không phải là dấu chấm hết. Hành động chủ động điều chỉnh kịp thời chính là cách thể hiện trách nhiệm và xây dựng sự minh bạch cho doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng quy trình bài bản và tận dụng sức mạnh của các công cụ hỗ trợ thông minh như ChatIIP, bạn không chỉ khắc phục lỗi sai trong quá khứ mà còn đặt nền móng pháp lý vững chắc hơn cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Hãy xem đây là cơ hội để "dọn dẹp" và hoàn thiện hồ sơ pháp lý của công ty mình.
0 Nhận xét